PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Dewasa ini banyak ditawarkan Software Manajemen untuk perusahaan skala kecil menengah yang menawarkan bermacam fitur yang bertujuan untuk memantau kinerja perusahaan.Fitur antara produk yang satu dan produk yang lainnya terkadang hampir sama. Demikian banyaknya merek produk yang ditawakan di pasar sehingga terkadang justru membingungkan calon pengguna.Salah satu yang bisa kita gunakan dalam pengelolaan bisnis dengan mempergunakan produk software MYOB. Beberapa produk release terakhir yang dijual untuk wilayah Asia yang dapat digunakan untuk pengguna di Indonesia antara adalah: 1. Business Basic, 2. Accounting versi 17, 3. Premier versi 11, 4. Retail Manager versi 7. Point 1,2 dan 3 merupakan software MYOB untuk pengelolaan administrasi backend, sedangkan point 4 digunakan untuk pengelolaan front end retail seperti toko, supermarket dan sejenisnya.Sebelum memutuskan untuk membeli produk ini, pahami kebutuhan Anda terlebih dahulu, apakah transaksi berkaitan dengan mata uang asing, digunakan pada saat yang bersamaan, memerlukan pengelolaan item persediaan, dsb. Dengan demikian diharapkan investasipembelian software yang Anda keluarkan tidaklah sia-sia.
Kebutuhan akan adanya sistem informasi manajemen yang baik serta penggunaan komputer di dalam otomatisasi kantor dan sistem yang terpadu adalah kebutuhan yang sangat krusial dan keharusan bagi perusahaan untuk eksis dalam dunia bisnis. Salah satu dasar sistem informasi manajemen yang krusial adalah penggunaan program akuntansi dalam melakukan transaksi bisnis.
Dengan demikian, penggunaan program akuntansi adalah salah satu kebutuhan mendasar untuk menjalankan bisnis. Dengan program akuntansi, seluruh aspek bisnis yang dikelola dapat diukur dengan tepat waktu. Informasi ini sangat penting artinya untuk aktivitas bidang perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan yang efektif bagi kelangsungan hidup perusahaan. MYOB adalah program akuntansi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan penyediaan informasi akuntansi, sekaligus sebagai alat pengolah laporan keuangan.
Sejarah M
MYOB dimulai pada tahun 1991 di Australia dan merupakan salah satu perusahaan yang sukses mengenali kebutuhan yang unik dari perusahaan kecilmenengah sampai perusahaan menengah-besar akan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful , mudah dan terjangkau.Sukses ini kemudian berkembang ke seluruh dunia. MYOB pada tahun itu juga memenangkan 1991 MacWorld Award untuk kategori Best Accounting Software dan kategori Best Newcomer Software.
1
Tahun 1996, MYOB Inc., terus berkembang dan bergerak dibawah paying MYOB Limited. MYOB kemudian mengembangkan 6 cabang untuk meng-cover pemasaran MYOB di seluruh dunia, yaitu MYOB US, Inc., MYOB Canada Inc., MYOB Australia Pty Ltd., MYOB New Zealand, MYOB UK Ltd. Dan MYOB Asia, yang saat ini terus berkembang dengan munculnya versi khusus negara lainnya, versi Malaysia adalah yang pertama di Asia, sebelum munculnya versi Singapura, Hongkong dan Asia – International , dan sekarang telah lebih banyak lagi versi negara yang tersedia.
Alasan penulis memilih judul Myob karena merasa tertarik untuk mengetahui software MYOB dan kegunaannya dan berhubungan erat dengan pelajaran mata kuliah yang penulis terima dari Bapak dan Ibu Dosen baik teori maupun praktek.
B. Tujuan penulisan
Untuk memenuhi Tugas UAS PTIK (Pengantar Teknologi Informasi dan Komunikasi).
C. Manfaat Penulisan
1. Untuk menambah pengetahuan dalam penggunaan software MYOB Accounting v15.
2. Untuk menambah pengetahuan dalam pembuatan makalah.
2
BAB II
PEMBAHASAN
B. Langkah sederhana mengerjakan akuntansi mengunakan MYOB versi 15
Untuk memulai mengunakan MOYB pastinya software telah diinstal di komputer .baru kita ikuti langkah sederhana berikut ini :
§ Double klik MOYB dari desktop atau klik dari start all program.
§ Pilih Create ketika kita ingin menbuat data perusahaan baru.
§ Open dipilih ketika kita ingin melanjutkan perkerjaan atau ingin melihat data perusahaan yang telah kita buat.
§ Setelah kita klik create maka akan muncul petunjuk membuat data perusahaan baru seperti yang terliahat pada gambar di samping.
§ Klik next untuk melanjutkan dan cancel jika kita ingin menbatalkan.
§ Isi dengan lengkap data perusahaan yang akan di buat.
§ Klik next
§ Pilih back jika ingin kembali ke menu sebelumnya.
§ Pilih cancel jika ingin membatalkan.
§ Tentukan current financial year(periode akuntansi perusahaan)
§ Last month (bulan tutup buku).
§ Convention month(awal periode akuntansi atau awal di mulainya transaksi perusahaan).
§ Number of accounting periode(lamanya periode akuntansi maksimal 13 bulan)
§ Klik next
§ Pilihlah pada pilihan yang tengah pada isian account list,lalu klik next (apapun pilihannya tinggal menambah atau menghapus akun yang tidak terpakai dari daftar akun).
§ Jika kita klik pilihan pertama maka kita harus menentukan jenis perusahaan dan contoh perusahaan yang akan kita gunakan.
§ Proses penyimpanan data dimulai,jika ingin menbatalkan klik cancel.
§ Jika data perusahaan yang telah dibuat sudah benar klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya.
§ Jika data yang dibuat belum benar klik back untuk kembali ke menu sebelumnya.
§ Pilih cancel jika kita tidak ingin melanjutkan perkerjaan kita.
§ Data perusahaan yang kita buat telah masuk dan secara otomatis akan tersimpan dalam komputer,jika kita ingin mengubah forder tempat penyimpanan data klik change tapi jika tidak klik next.
§ Klik command centre.
Untuk membuat daftar nama akun :
§ Pilih dan klik modul account.
§ Pilih dan klik account list.
§ Klik new untuk membuat daftar akun yang baru.
§ Saldo awal perusahaan dapat kita masukan pada saat kita membuat daftar akun.
§ Jika kita ingin mengedit akun klik akun yang akan kita edit lalu ubah data yang akan diedit.
§ Jika kita ingin menghapus akun, klik akun yang akan kita hapus lalu klik menu edit pilih delete account.
§ Akun yang mempunyai tanda linked(x) tidak dapat dihapus.
§ Ada beberapa akun yang tidak dapat dihapus,seperti retained earnings dan current year earnings akun tersebut merupakan akun yang telah disetup oleh MOYB,akun tersebut:
§ Header account untuk kelompok akun.
§ Detail account untuk akun-akun yang dapat diposting.
§ Detail cheque account digunakan khusus untuk akun-akun pembayaran.
C.SETUP LINKED ACCOUNT
§ Pilih menu setup –lingked account-account& banking account. Ada lima linked account & banking. Dua pilih akun tidak dapat diganti di from ini yang lain dapat diganti. Berikut fungsi dari masing-masing akun:
ü Equity account for current earning, untuk menampung selisih laba/rugi atau laba/rugi tahun berjalan.
ü Equity account for retained earning, untuk menampung laba/rugi tahun sebelumnya yang tidak bagi ke pemilik, dan telah dilakukan tutup buku.
ü Equity account for historical balancing, untuk menampung selisih saldo debit dan kredit pada saat pengisian saldo awal.
ü Cheque account for elektronik payment, untuk menampung akun pembayaran mengunakan kartu kredit.
ü Cheque account for undeposited funds, untuk menampung penerimaan cek atau bilyet yang belum jatuh tempo.
§ Pilih menu setup-linked account-sales account,terdiri dari 2 akun yang harus diisi dan 4 pilihan akun yang dapat digunakan atau bisa tidak digunakan.berikut fungsi dari masing-masing akun:
ü Assets account for tracking receivables, untuk menampung akun piutang dagang/usaha mata uang lokal.
ü Cheque account for customer receipts, untuk menampung penerimaan akun kas/bank atas penjualan tunai.
Ø I charge freight on sales
Income account for freight, untuk menampung akun pend.ongkos kirim.
Ø I track deposits colllected from customer liability account for customer deposits, untuk menampung akun uang muka penjualan.
Ø I give discount for early payment
Expense or cost of sales account for discount,untuk menampung akun potongan penjualan.
Ø I assess changes for late payment
Income account for late charges, untuk menampung akun pend. Denda atas keterlambatan membayar utang.
§ Pilih menu setup-linked account-purchases account, terbagi menjadi 2 akun yang harus diisi dan 4 pilihan akun yang dapat digunakan.berikut penjelasan dan fungsinya.
ü Liability account for tracking payable, untuk menampung akun utang/usaha.
ü Bank account for paying bills, untuk menampung akun kas/bank yang digunakan untuk membayar utang kepada supplier.
Ø I pay freight on purchases
Expense or cost of sales account of freight, untuk menampung akun beban angkut.
Ø I track deposits paid to suppliers
Asset account for supplier deposits, untuk menampung akun uang muka pembelian.
Ø I take discount for early payment
Expense (or conta) account for discount, untuk menampung akun potongan pembelian.
Ø I pay charges for late payment Expense account for late charges,untuk menampung akun denda atas keterlambatan menbayar utang kepada supplier.
D.INVENTORY
Untuk membuat data persedian pilih dan klik modul inventory lalu
§ Klik item list
§ Klik new untuk membuat data persedian yang baru lalu isi lengkap data persediaan yang akan kita buat.
§ Ada 3 pilihan akun linked yang harus kita isi, yaitu:
ü I buy this item
Cost of sales account, untuk menampung perkiraan harga pokok penjualan.
ü I sell this item
Income account for tracking sales,untuk menampung akun penjualan.
ü I inventory this item
Asset account for item inventory,untuk menampung akun inventory/persediaan.
ü Klik buying detail untuk mengisi data hal-hal yang berhubungan dengan pembelian (harga beli,pajak,dll) inventory tersebut.
ü Klik selling details untuk mengisi hal-hal yang berhubungan dengan penjualan (harga jual,pajak) inventory tersebut.
ü Klik ok
§ Klik adjust inventory
ü Isi tanggal saldo awal
ü Isi saldo inventory yang bersangkutan lalu klik record.
Card file
Untuk membuat data supplier dan customer perusahaan:
§ Klik modul card file
§ Klik card list-new
custumer
§ Isi lengkap data customer atau supplier sesuai dengan card type
§ Klik menu setup-balances-customer balances untuk mengisi saldo awal piutang customer.
§ Ok
Supplier
§ Isi lengkap data supplier sesuai dengan card type
§ Klik buying detail
§ Tentukan purchase layout, income account, tax code, syarat pembayaran dan denda.
§ Klik menu setup-balances-supplier balances untuk mengisi saldo awal utang kepada supplier.
§ Ok
TRANSAKSI
1. SALES
§ Pilih dan klik enter sales
§ From :invoice
§ Jika customer melakukan pemesanan terlebih dahulu maka from yang dipilih adalah order
§ Isi nama customer, jika perusahaan belum membuat daftarnya klik new lalu buat data customer yang baru.
§ Pilih layout-item (untuk penjualan barang dagang).
§ Isi nomor invoice,tanggal dan data barang yang akan dijual.
§ Tentukan besarnya discount jika ada.
§ Isi jumlah freight jika biaya angkut menjadi beban customer.
§ Isi paid today sebesar harga yang harusdi bayar customer jika penjualan dilakukan tunai, tetapi jika penjualanya secara kredit maka paid today tidak perlu di isi.
§ Isi payment method
§ Record
2. Sales return
§ Langkah pengerjaannya sama dengan transaksi penjualan, tetapi jumlah barang yang dikembalikan ditulis minus(-) pada kolom ship.
3. Purchases
§ Pilih dan klik enter purchases
§ From :BILL
§ Jika perusahaan ingin melakukan pemesanan terlebih dahulu maka from yang dipilih adalah order.
§ Isi nama supplier,jika perusahaan belum membuat daftar klik new lalu buat data supplier yang baru.
§ Pilih layout-item (untuk pembelian barang dagang)
§ Isi nomor invoice,tanggal dan data barang yang akan dijual.
§ Tentukan besarnya discount jika ada.
§ Isi jumlah freight jika biaya angkut menjadi beban customer.
§ Isi paid today sebesar harga yang harusdi bayar customer jika penjualan dilakukan tunai, tetapi jika penjualanya secara kredit maka paid today tidak perlu di isi.
§ Isi payment method
§ Record
4. Purchases return
§ Langkah pengerjaannya sama dengan transaksi pembelian, tetapi jumlah barang yang dikembalikan ditulis minus(-) pada kolom received.
5. Penerimaan piutang
§ Pilih modul sales kemudian klik receive payment
§ Deposit to account : cash in bank
§ Tentukan tanggal transaksi
§ Klik dan pilih customer.
§ Isi jumlah yang diterima pada kolom amount receive.
§ Tentukan jumlah discount jika ada
§ Tentukan payment method
§ Klik kolom amount applied lalu enter
§ Klik record
6. Pelunasan utang
§ Pilih modul purchase kemudian klik pay BILLs
§ Account :cash in bank
§ Tentukan card /supplier
§ Tentukan tanggal transaksi
§ Isi jumlah yang dibayar pada kolom amount
§ Tentukan jumlah discount jika ada
§ Klik kolom amount applied lalu enter
§ Klik record
7.Kas masuk selain dari penjualan tunai dan pelunasan piutang
§ Pilih modul banking kemudian klik receive money
§ Deposit to account :cash in bank jika penerimaan mengunakan cek atau transfer, cash on hand jika pembayaran langsung uang tunai.
§ Tentukan tanggal transaksi.
§ Tentukan payor, jika tidak ada dalam daftar buat baru dengan mengklik new
§ Isi jumlah yang diterima pada kolom amount received
§ Tentukan payment method
§ Tentukan account
§ Klik record
8. Kas keluar selain untuk pembelian tunai dan pembayaran utang.
§ Pilih modul banking kemudian klik spend money
§ Deposit to account : cash in bank jika penerimaan menggunakan cek atau transfer, cash on hand jika pembayaran langsung uang tunai.
§ Tentukan tanggal transaksi
§ Tentukan card, jika tidak ada dalam daftar buat baru dengan mengklik new
§ Isi jumlah yang diterima pada kolom amount
§ Tentukan account
§ Klik record
9. PENYESUAIAN
§ Klik record journal entry pada modul account
§ Isi tanggal transaksi
§ Pilih account yang akan disesuaikan
§ Tentukan jumlah debit/kredit
§ Record
10. Rekonsiliasi bank
§ Pilih dan klik reconcile account pada modul banking
§ Account : cash in bank
§ Isi tanggal laporan bank
§ New statement balance : jumlah saldo cash in bank
§ Klik tombol bank entry, untuk mengisi biaya administrasi bank, jasa giro, dan akun lain yang harus disesuaikan.
§ Ceklist semua baris transaksi kecuali transaksi yang harus disesuaikan.(outstanding cek, outstanding deposit, administrasi bank, jasa giro, dll)
§ Setelah informasi new statement balance dengan calculate statement balance seimbang dalam rekonsiliasi tersebut sehingga out of balance : nol, maka klik tombol reconcile.
§ Akan muncul informasi apakah anda akan langsung melakukan rekonsiliasi atau mau mencetak hasil rekonsiliasi tersebut.
§ Klik reconcile
REPORT
§ Klik menu report
§ Pilih index to report
§ Pilih laporan yang akan ditampilkan
§ Klik display
§ Tentukan tanggal laporan
§ Klik print jika ingin mencetak
Langkah untuk menghapus transaksi
§ Klik transaction journal dari modul account atau pilih find transaction.
§ Pilih transaksi yang akan dihapus dengan mengklik tanda panah pada transaksi tersebut.
§ Klik menu edit.
§ Klik delete.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Kesimpulan penulis yang didapat dari penyusunan makalh ini adalah sebagai berikut:
1. MYOB adalah salah satu software akuntansi yang dapat digunakan dalam perusahaan
2. MYOB adalah sebuah software akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil dan menngah (UKM) yang dibuat secara terpadu (inteegrated software).
3. Modul yang dimiliki MYOB antara lain: Account, Banking, Sales, time Billing, Pembelian, Modul persediaan, Card File, Karyawan maupun Personal.
4. Langkah sederhana mengerjakan akuntansi menggunakan MYOB Versi 15 yaitu dengan
Ø Double klik Myob dari desktop
Ø Pilih Create
Ø Open dipilih ketika ingin melanjutkan pekerjaan
Ø Klik next
Ø Isi dengan lengkap data perusahaan
Ø Klik next
Ø Pilih back jika ingin kembali
Ø Pilih cancel jika ingin batal
Ø Tentukan Current financial year
Ø Last month
Ø Convention Month
Ø Number of accounting Period
Ø Klik next
Ø Klik next jika data perusahaan yang dibuat sudah benar
Ø Klik back jika data perusahaan yang dibuat belum benar
Ø Pilih cancel jika tidak ingin melanjutakan
Ø Pilih Account list lalu klik next
Ø Klik next
Ø Pilih dan klik modul account
Ø Pilih dan klik account list
5. Setup lingked accounts & banking accounts, Setup lingked accounts sales account, setup lingked accounts purchases accounts
6. Tax code linked account
7. Card file (untuk membuat data supplier ndan customer perusahaan)
8. Inventory (untuk membuat data persediaan)
9. Jenis Transaksi (sales, sales return,purchases, purchases return, penerimaan piutang, pelunasan utang, penerimaan kkas, pembayaran beban-beban)
10. Penyesuaian (klik record journal entry, isi tanggal transaksi, pilih account yang akan disesuaikan, tentukan jumlah debit/credit, record)
11. Rekonsiliasi bank
B. SARAN-SARAN
MYOB didesain untuk memenuhi kebutuhan penyediaan informasi akuntansi, sekaligussebagai alat pengolah laporan keuangan dalam perusahaan dan dapat digunakan oleh karyawan/personal, Banyaknya software yang beredar dipasaran saat ini, khususnya dibidang Akuntansi membuat anda harus hati-hati untuk menentukan software yang mana yang akan digunakan.
DAFTAR PUSTAKA
1. MYOB PREMIER v9 &Accounting v15 Asia User Guide.2005.MYOB Technology: Pty Ltd.
2. Mahmudi, Ali.2005. “MYOB Accounting v15 & Prremier v9 Training Guide Book” Jakarta:LM Patra.
Curtis,Veechi.2005.”Making the Most of MYOB business software”, 7th Edition. For Australia & New Zealand: Woodslane Press.
